1С:Документооборот 8

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

1С:Документооборот 8 КОРП

"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Сравнение функционала

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

Общие функции для версий ПРОФ и КОРП

• Учет входящих документов
• Учет исходящих документов
• Учет внутренних документов
• Учет договоров
• Ведение учета по номенклатуре дел
• Автоматическая генерация регистрационных номеров
• Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
• Сканирование документов
• Распознавание изображений
• Автоматическая загрузка файлов из каталогов
• Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
• Учет по организациям
• Учет по вопросам деятельности
• Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
• Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
• Коллективная работа с файлами любых типов
• Хранение и контроль версий
• Ведение журнала передачи документов
• Настройка личного доступа к документам
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
• Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
• Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
• Сложное согласование документов
• Настройка дополнительных связей между документами
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам
• Учет нескольких резолюций по документу
• Учет и контроль переадресации входящих документов
• Учет и контроль передачи документов
• Учет затрат рабочего времени сотрудников
• Многовалютный учет сумм в документах
• Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
• Настройка и использование дополнительных реквизитов
• Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
• Шаблоны бизнес-процессов
• Распределенная информационная база
• Полнотекстовый поиск любых данных
• Обмен данными с типовыми конфигурациями
• Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
• Версионирование объектов
• Уведомление о задачах по электронной почте
• Структура организации
• Дополнительные отчеты и обработки
• Списки рассылки по корреспондентам
• Способы доставки
• Решение вопросов выполнения задач
• Расширение списка согласующих после старта согласования
• Последовательное выполнение процесса «Исполнение»
• Дополнительные реквизиты процессов и задач
• Список последних обращений к данным
• Расширенный полнотекстовый поиск
• Нумерация по связанному документу
• Размещение файлов в томах по условиям
• Автоматическая очистка устаревших версий
• Учет недействительных пользователей
• Рабочие группы
• Встроенный текстовый редактор
• Бизнес-события
• Изменение срока действия документов
• Комплекты документы
• Визы согласования
• Интеграция с локальным почтовым клиентом

Функции, доступные только в версии КОРП

• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
• Перенос сроков выполнения задач
• Протоколирование работы пользователей
• Рабочий стол руководителя
• Комплексные процессы
• Автоматическая рассылка отчетов
• Управление мероприятиями
• Обсуждения
• Встроенная почта
• Проекты
• Межведомственный (межорганизационный) электронный документооборот (МЭДО)